Главная / Трудовая инспекция / Готовимся к визиту инспектора: документы для проверки трудовой инспекции

Готовимся к визиту инспектора: документы для проверки трудовой инспекции

Содержание:

1 Общие положения
2 Что проверяют при плановой и внеплановой проверках?
- 2.1 По кадрам
3 Внутренняя документация — перечень
4 Результаты проверок
5 Полезное видео
6 Заключение

От визитов сотрудников госинспекции труда не застрахована ни одна компания. Чтобы достойно встретить проверяющих, необходимо знать о том, какими проверки бывают, каким образом проходят, что проверяют и каковы права и обязанности работодателя при проведении инспектирования.

В первую очередь, следует подготовить и привести в порядок документы для проверки трудовой инспекции по охране труда. О том, какие именно документы проверяют инспекторы ГИТ, вы сможете узнать из этой статьи.

Общие положения

Основные правила проведения проверок ГИТ расписаны в ТК РФ. В зависимости от того, что проверяет трудовая инспекция и как проводятся проверки, они делятся на несколько типов:

Плановые;
Внеплановые;
Документарные;
Выездные;
Предварительные.

Плановые проходят практически во всех организациях с периодичностью раз в 3 года. Исключения составляют субъекты малого и среднего бизнеса, если они не задействованы в сфере медицины, тепло- и энергоснабжения, энергетики и социальной отрасли.

Если компания – субъект малого или среднего предпринимательства совершила нарушения в сфере трудовых отношений, она лишается права освобождения от проверок.

Внеплановые могут проходить в любой организации. Инициируются они по заявлениям о нарушении трудовых прав от рабочих, правоохранительных органов, СМИ или обычных граждан. Если говорить о том, какие документы запрашивает трудовая инспекция при проверке, то если она внеплановая, проверяются моменты, по которым есть подозрения на несоблюдение норм законодательства.

Документарные обычно проходят на территории инспекции. Необходимые справки запрашиваются уведомлением по почте или по факсу, в течение 10 дней работодатель обязан их предоставить. При этом не осматриваются рабочие места, проверяется только документация.

Общая информация о проводимых мероприятиях в рамках проверки трудовой инспекции описаны в отдельном материале.

При выездных инспектор лично посещает предприятие, проверяет соблюдение норм охраны труда, оборудование рабочих мест и необходимые документы.

Предварительные проверки проходят в виде расследования. При них могут быть опрошены сотрудники предприятия, работодатель. Инициируются они тогда, когда есть подозрение на несоблюдение прав трудящихся, но оснований для проведения внеплановой проверки недостаточно.

Что проверяют при плановой и внеплановой проверках?

Основные полномочия ГИТ регламентированы в 57 статье ТК РФ. Там не обозначен конкретный перечень макулатуры, поэтому, чтобы избежать недоразумений, лучше привести в порядок всю документацию, которая как-либо связана с нормами трудового права.

Если вы готовитесь к визиту инспектора, и не знаете, какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, этот пункт поможет вам разобраться с данным вопросом.

Что конкретно проверяет трудовая инспекция? Детальный ответ содержится в этой статье, рекомендуем к прочтению.

По кадрам

Чаще всего инспектирование начинается с ознакомления с кадровой документацией. Поэтому при возникновении вопроса, какие документы необходимы, в первую очередь следует подготовить именно их.

Основной перечень документов по кадрам:

Бухгалтерские отчеты по зарплате.
Договоры с работниками.
Учредительная документация.
Бумаги по трудовому распорядку.
Штатное расписание.
Табели (по зарплате, по трудовому распорядку).
Больничные листы.
Графики выхода в отпуск работников.
Личные карточки сотрудников.
Трудовые книжки.
Книги учета трудовых книжек.
Специальные положения (об аттестации работников, о выплате премий, о защите личных данных).
Результаты медосмотров сотрудников.

Вся эта документация может не понадобиться, инспектор может провести выборочное инспектирование, однако лучше перестраховаться и подготовиться тщательно.

Согласно постановлению Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г., для ведения кадровой документации разработаны специальные формы, по которым заполняются документы на всех предприятиях, без привязки к форме собственности.

При подготовке кадровой документации нужно учитывать не только то, какие документы проверяет трудовая инспекция при проведении проверки, но и правильность их заполнения. Несоблюдение постановления Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г. будет являться нарушением.

Внутренняя документация — перечень

К локальным внутренним актам могут относиться положения по зарплате и премиальным, трудовой распорядок, положения о защите личных данных и о коммерческой тайне, коллективные договоры. Кроме того, что все эти документы должны заполняться по определенным формам, в них не должно быть разногласий.

Также следует проверить эти бумаги на наличие разногласий с трудовыми договорами сотрудников. Любые несовпадения могут быть расценены как нарушения.

Графики отпусков

Должны обновляться каждый год и показываться работникам под роспись. Нужно убедиться, что все сотрудники сходили в отпуск согласно графику, и получили отпускные. Если кто-то из сотрудников сходил в отпуск не в свое время, нужно внести соответствующие правки.

Если сотрудник не ходил в отпуск более 2 лет, это будет считаться грубым нарушением его прав.

Графики отпусков на последующий год должны составляться до 15 декабря, то есть за 2 недели до окончания текущего года.

Документы по зарплате

Согласно ТК РФ работники должны получать заработную плату 2 раза в месяц, если зарплата выплачивается реже – это будет считаться нарушением. Также инспектора обязательно обратят внимание на размер выплат, он не должен быть ниже обозначенных законом минимальных размеров. Все выплаты сотрудникам должны быть зафиксированы: будь то это оплата труда, больничные или премиальные. Форма и размер оплаты в ведомостях не должны разниться с данными, прописанными в договоре.

Также могут проверить документы не только по работающим сотрудникам, но и уже уволенным или ушедшим по собственному желанию, поэтому нужно хранить и данные по расчетам при увольнении работников.

Справки и заявления от работников

Помимо основных кадровых документов, работодателю нужно хранить заявления и справки, полученные от сотрудников. Это могут быть заявления об уходе, о предоставлении очередного и внеочередного отпуска. Также могут потребоваться для проверки: справка о беременности, справка для трудовой инспекции о наличии или отсутствии судимостей.

По составу сотрудников

К таким документам относятся трудовые книжки и личные карточки рабочих. Заполнение и ведение трудовых книжек регламентируется законодательствам. Если нормы нарушены, работодатель может получить штраф.

Личные карточки тоже заполняются по определенной форме (форма № Т-2).

По охране труда

Кроме того, что нужно тщательно подготовить документы, которые проверяет трудовая инспекция по кадрам, следует обратить внимание и на документацию по охране труда. Соблюдение безопасности на рабочем месте – один из главных вопросов, который регулирует ГИТ.

Если задать вопрос, что проверяют при внеплановом формате, самым частым ответом будет – документы, связанные с безопасностью труда. Среди них:

Инструкции. Они составляются по специальным методическим рекомендациям, которые были разработаны Минтруда РФ. Эти инструкции являются обязательными локальными актами. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с данными документами под роспись.
Документы по прохождению работниками обучения по охране труда и соответствующего инструктажа.

Согласно ст.225 ТК РФ все сотрудники и руководители предприятий должны проходить обучение и контроль знаний по охране труда. Для этого Минтруда совместно с Минобразования установили специальный порядок при обучении и контроле знаний.

Проведение всех обучений и инструктажей должно фиксироваться в специальном журнале и подтверждаться подписями инструктируемого и инструктора. Ведение этих журналов, а также других документов, которые подтверждают факт проведения инструктажей, регламентированы законом. Несоблюдение требований по заполнению и ведению данных документов считается нарушением.

Результаты проверок

В случае если все документы для трудовой инспекции имелись в наличии и были правильно заполнены, а также инспектор не усмотрел нарушений по нормам охраны труда, то в результате инспектирования работодателю выдается акт, в котором указано, что нарушений обнаружено не было. К сожалению, такой исход бывает не очень часто.

В случае несогласия с результатами инспектирования, работодатель вправе обжаловать их. При этом первым шагом будет внесение соответствующей записи в акт.

Если инспектор обнаружил какие-либо несоответствия нормам закона, исход проверки может быть следующим:

Выдача предписания о нарушении с указанием сроков устранения;
Административный штраф. Выписывается в случае неустранения нарушений по предписанию или вместе с предписанием (в случае, если административное нарушение установлено при проверке);
Приостановление деятельности организации. Предписывается по случаю выявления грубых или повторных нарушений норм трудового права;
Передача материалов в правоохранительные органы для проведения дальнейшего расследования. Такой исход дела может случиться тогда, когда нарушение выходит за рамки трудового законодательства и «тянет» на уголовную статью.

Исходя из практики, чаще всего добросовестные работодатели получают на руки акт или предписание, при этом устранить нарушения и привести в порядок документы при проверке инспекции будет несложно.

Полезное видео

Заключение

Проверка ГИТ – всегда волнительное мероприятие для работодателя. Так как не существует четкого перечня документов, которые должна проверять инспекция по охране труда, на всякий случай нужно подготовить все бумаги, касающиеся кадровых вопросов.
Если работодатель соблюдает все нормы законодательства, грамотно ведет документацию, тогда проверка инспектора ГИТ не станет неприятной неожиданностью и пройдет в спокойной обстановке.